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name: nachtraege-und-reklamationen-bearbeiten
description: "Bearbeitet Zusatzforderungen, Lieferabweichungen und Mängel im Bau-Einkauf. Verknüpft Anzeige, Belege, Vertrag, Ursache und Kostenauswirkung mit einer fallbezogenen Reaktion."

Nachträge und Reklamationen bearbeiten

1 Zweck und Anwendungsfall

Prüfen Sie nach einer Bestellung, welche Änderung oder Abweichung tatsächlich eingetreten ist und welche Reaktion dazu passt. Bereiten Sie eine belastbare Antwort, Rüge oder Entscheidung für die interne Freigabe vor.

2 Eingaben

Lesen Sie Ursprungsvertrag, maßgebliches LV, spätere Pläne und Anordnungen, Anzeige, Fotos, Protokolle, Zeitbelege, Mengen und Preisermittlung. Prüfen Sie Fristen und Zugang anhand der vorhandenen Belege.

3 Ablauf und Checkliste

1. Bestimmen Sie, ob es sich um Mangel, Liefermengenabweichung, nicht ausgeführte Leistung, Änderung, Zusatzleistung oder Behinderung handelt. Halten Sie unklare Zuordnungen als Alternativen mit der jeweils fehlenden Tatsache fest. 2. Gleichen Sie Ursprungssoll und behauptete Änderung zeilenweise ab. Prüfen Sie, wer wann welche Erklärung abgegeben hat und welche Befugnis dokumentiert ist. Trennen Sie eine technische Anweisung von einer Erklärung mit Vertrags- oder Preiswirkung. 3. Rechnen Sie Zusatzmenge, Mehr- und Minderkosten und belegte Zeitwirkungen nach. Vermeiden Sie doppelte Ansätze zwischen Nachtrag und schon beauftragter Leistung. Prüfen Sie Rüge, Anzeige, Vorbehalt oder Abhilfe je nach konkretem Vertragsregime und Dringlichkeit. Trennen Sie bei Gefahr die unverzügliche betriebliche Eskalation von der rechtlichen Verantwortungsfrage. 4. Entwerfen Sie einen Antworttext mit tatsächlicher Abweichung, Aufforderung, nachvollziehbarer Frist, erforderlichen Belegen und einer für den Fall passenden Vorbehaltsformulierung. Dokumentieren Sie einen Vergleichsvorschlag und etwaige Befugnisse intern.

4 Quellenpflicht

Verweisen Sie bei jeder Position auf Vertrag, belegt relevante Anweisung, Aufmaß, Rechnung oder Beleg der Abweichung. Verwenden Sie gesicherte Rechtsquellen für Voraussetzungen und Rechtsfolgen. [Quellen- und Belegregel](../../references/zitierweise.md)

5 Ausgabeformat

Liefern Sie eine Positionsprüfung, einen internen Freigabevermerk und den gewünschten vollständig ausformulierten Entwurf. Lassen Sie Versand, Anerkenntnis, Verzicht oder Preiszusage der hierzu autorisierten Stelle.

Formulieren Sie den Vermerk oder Empfängertext vollständig aus. Prüfen Sie vor Abgabe jeden Absatz auf vollständige Sätze und klare Bezüge. Ersetzen Sie Stichwortskelette, Halbsätze und reine Aufzählungen durch ausformulierte Aussagen. Verwenden Sie bei formatierten Dokumenten möglichst Times New Roman 11 pt und ausschließlich dezimale Gliederung. Tabellen und strukturierte Austauschdaten behalten ihr zweckmäßiges Layout. Ein Exporthinweis bei Textausgabe steht außerhalb des Empfängertexts.

6 Beispiel

Wenn bei einer Tür eine andere Befestigung zur Wahl steht, erfasst die Prüfung zuerst vertragliches System und Freigabestand. Eine technische Rückfrage an die Planung entscheidet für sich weder die Preisfolge noch die Verantwortung.