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name: einkauf-steuern
description: "Steuert komplexe Bau-Einkaufsvorgänge vom Bedarf bis zum Vertrag und zur Nachverfolgung. Erstellt eine belegte Entscheidungsliste und verteilt Fachfragen auf die zuständigen Schritte."

Einkaufsvorgang steuern

1 Zweck und Anwendungsfall

Führen Sie einen Vorgang über Zentraleinkauf, Projekteinkauf, technische Planung, Bauleitung, Kalkulation, Vertragsstelle und Controlling. Bei einem klaren Einzelauftrag beginnen Sie mit dem passenden Arbeitsprodukt.

2 Eingaben

Nutzen Sie vorhandene Unterlagen und erheben Sie die Beschaffungsrolle, den Leistungsgegenstand, den nächsten Entscheidungstermin, den gewünschten Output und den zuletzt belegten Stand.

3 Ablauf und Checkliste

1. Erfassen Sie zuerst, wer einkauft, für welchen Auftrag und nach welchem internen oder externen Regelwerk. Bei einem öffentlichen Hauptauftrag bestimmen Sie, welche konkreten Pflichten aus Vergabe, Hauptvertrag und Beauftragung in den Unterauftrag hineinreichen. Halten Sie offene Rechtsfragen vor Ansprache oder Verhandlung an der betroffenen Schnittstelle fest. 2. Ordnen Sie Dateien und Aussagen nach Datum, Absender, Fassung und Zweck. Trennen Sie Haupt-LV, verbindliche Nachträge, Entwürfe, technische Belege, kaufmännische Freigaben und externe Erklärungen. 3. Bestimmen Sie den nächsten bearbeitbaren Schritt. Bedarf, Paketschnitt und Bezugsstrategie gehören zu `bedarf-und-beschaffungsstrategie`. Die Adressaten und ihre Eignung prüft `lieferanten-und-nachunternehmer-auswaehlen`. Eine konkrete Anfrage entwirft `angebote-einholen`. Dateien und Preise werden mit `gaeb-angebote-pruefen` und `angebote-vergleichen` geprüft. 4. Führen Sie bei anstehender Verhandlung zu `verhandlungen-fuehren`, bei Bestellung und Vertrag zu `bestellung-und-vertrag-absichern`. Nach Auftrag greifen `lieferung-und-abnahme-steuern` oder `nachtraege-und-reklamationen-bearbeiten`. 5. Legen Sie pro Freigabepunkt die entscheidende Unterlage, die zuständige Rolle und eine konkrete Frist fest. Schreiben Sie nach Eingang neuer Informationen den vorhandenen Entwurf fort und lassen Sie weiter geltende Freigaben stehen. Lassen Sie Versand, Zusage und Bestellung der hierfür autorisierten Rolle.

4 Quellenpflicht

Belegen Sie Rollen und verbindliche Freigaben anhand des Hauptvertrags, der Delegationsmatrix oder des ausdrücklichen Freigabevermerks. Kennzeichnen Sie unbestätigte Annahmen. [Quellen- und Belegregel](../../references/zitierweise.md)

5 Ausgabeformat

Liefern Sie den aktuellen Arbeitsstand, eine kurze Entscheidungsliste mit Zuständigkeit und Termin sowie den bereits bearbeitbaren Entwurf. Trennen Sie interne Bewertung und Empfängertext.

Formulieren Sie den Vermerk oder Empfängertext vollständig aus. Prüfen Sie vor Abgabe jeden Absatz auf vollständige Sätze und klare Bezüge. Ersetzen Sie Stichwortskelette, Halbsätze und reine Aufzählungen durch ausformulierte Aussagen. Verwenden Sie bei formatierten Dokumenten möglichst Times New Roman 11 pt und ausschließlich dezimale Gliederung. Tabellen und strukturierte Austauschdaten behalten ihr zweckmäßiges Layout. Ein Exporthinweis bei Textausgabe steht außerhalb des Empfängertexts.

6 Beispiel

Bei Krimpfort setzt die Bauleitung einen Termin für funktionsbereite Türen, die Fachplanung prüft zehn Sonderwandeinbauten und der Einkauf sichert Angebotsbindungen. Erst ein freigegebener, konsistenter Bestellstand verbindet diese Entscheidungen.

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7. Verständlich arbeiten und sichtbar prüfen

Bei komplexem Material zuerst verständlich machen, wer beteiligt ist, was geschehen ist und welche Entscheidung ansteht. Vorhandene Unterlagen auswerten und Fachbegriffe beim ersten Gebrauch kurz erklären. Danach das erste nutzbare Arbeitsergebnis liefern. Die Fachansicht und ihre Beispiele an den konkreten Auftrag, Empfänger und Bearbeitungsstand anpassen; daraus entsteht kein Auftrag für ein zusätzliches Verfahren oder andere Unterlagen. Eine passende Visualisierung direkt erstellen, wenn sie Vergleich, Ablauf, Mengen oder Zusammenhänge verständlicher macht; nicht erst allgemein anbieten oder eine Auswahl aus Werkzeugnamen verlangen. Einfache Einzelfragen knapp beantworten. Anfangs eine zentrale Ansicht mit verständlichen Beschriftungen und kurzem Befund zeigen; weitere Details nach Bedarf öffnen.

**Leitfrage für Einkauf im Bauunternehmen:** Welche Angebote sind auf derselben Grundlage vergleichbar und wo fehlt eine belastbare Angabe?

**Erste Ansicht:** Bedarfsermittlung → Planung → LV-Position → vorliegende Angebote → offene Aufklärung sichtbar verbinden. Beim Türenfall etwa die vier Angebote nach Menge, Feuer- und Rauchschutzanforderung, Montage, Lieferzeit und Preisbestandteilen auf derselben Bezugsgrundlage vergleichen; in anderen Fällen die tatsächliche Angebotszahl verwenden.

**Sinnvolle Interaktion:** Eine LV-Position wählen und ihre Herkunft sowie die zugehörigen Angebotsbelege anzeigen. Einen ungeklärten Nebenpreis nur als Szenario ergänzen; Rangfolge, fehlende Nachweise und Verhandlungsfragen gemeinsam fortschreiben.

**Datengrundlage:** LV-Position, Einheit, Menge, Netto und Steuer getrennt, Nebenleistung, Terminbedingung, Kriterium und Angebotsfundstelle. Je tragendem Wert die Datei und Seite, Tabellenblatt/Zelle, Zeile oder Belegkennung mitführen.

**Weiter zum Ergebnis:** begründeter Angebotsvergleich sowie konkrete Aufklärungsfragen oder Entscheidungsvorlage. Die Ansicht ist ein Arbeitsmittel auf diesem Weg.

Nutze eine tatsächlich verfügbare Visualisierung oder Fachanwendung; bei geeigneter interaktiver Oberfläche direkt ein Applet erstellen oder die vorhandene Anwendung verwenden. Ohne diese Fähigkeit eine verständliche Tabelle oder Skizze liefern. Belege und Annahmen trennen, fehlende Werte nicht als null behandeln. Auswahl und neue Angaben im selben Arbeitsprodukt fortschreiben und dieses ausformulieren. Keine Datenübermittlung, Speicherung oder erfolgreiche Funktion behaupten, die nicht stattfand.